LES RÉCLAMATIONS

• Quels documents dois-je transmettre au C.P.A.S. en vue de prouver qu’une réclamation est non fondée?

  Communiquez avec madame Nicole Levesque, préposée aux réclamations. Elle vous indiquera la marche à suivre.

• Quand dois-je payer des intérêts?

  En vertu de l’article 45 de la Loi sur les décrets de convention collective, les intérêts sont payables en tout temps sur chacune des réclamations. Vous devez calculer les intérêts à partir de la date d’émission de la réclamation jusqu’à la date du paiement.
  

• À qui vont les intérêts?

  Le Comité Paritaire fait remise des intérêts perçus aux salariés concernés par la réclamation.

• Pourquoi le Comité paritaire réclame-t-il une pénalité de 20% sur les réclamations?

  L’article 22 c) de la Loi sur les décrets de convention collective prévoit une pénalité de 20% sur toute insuffisance de salaire.

• Pourquoi dans certains cas je bénéficie d’un délai de 45 jours avant de devoir payer la pénalité de 20% sur les réclamations ?

  Nonobstant l’article 22 c) de la Loi sur les décrets de convention collective, le Comité Paritaire accorde un délai de grâce de 45 jours à l’employeur lorsqu’il s’agit d’une réclamation automatisée « A » alors que pour les réclamations manuelle « M », c’est-à-dire produite par un inspecteur suite à une vérification ou une plainte, la pénalité de 20% s’applique sans délai.

• Qu’arrive-t-il si après avoir reçu une réclamation, je paie directement un salarié ?

  Cette pratique est interdite en vertu de l’article 45 de la Loi sur les décrets de convention collective qui stipule que « […] un employeur ne peut acquitter valablement les sommes faisant l’objet de cette réclamation qu’en en faisant remise au comité. »
  

• Est-ce que le Comité paritaire émet un feuillet de déclaration de revenus (Relevé 1 et T4) aux salariés pour lesquels j’ai payé des réclamations en cours d’année?

  Le Comité Paritaire n’est pas l’employeur du salarié. Il ne produit donc pas ces relevés. Il appartient à chaque salarié de déclarer les montants reçus aux instances concernées.

• Qu’advient-il des sommes payées aux salariés que le Comité paritaire ne peut retracer?

  Dans le cas où les recherches du Comité paritaire s’avèrent infructueuses, les sommes payées sont gardées en fidéicommis pour une période de 3 ans. Après ce délai, la Loi nous oblige à transmettre l’argent à la direction générale des biens non réclamés de revenu Québec (anciennement le Curateur public). Conséquemment, il est important de nous transmettre les changements d’adresse de tous vos salariés.

• Pourquoi certaines réclamations me semblent totalement erronées?

  Le système informatique traite les données telles que transmises sur le rapport mensuel de l’employeur. Si par erreur votre rapport indique 40 heures travaillées à 12,85$/h et que vous indiquez 51$ de salaire payé au lieu de 514$, le système informatique va automatiquement produire une réclamation de 463$ pour insuffisance de salaire pour la semaine concernée.

  L’employeur devra alors démontrer que le salarié a été payé correctement et ainsi, la réclamation pourra être annulée.

• Est-ce que le cumulatif d’un salarié doit inclure le paiement des réclamations pour celui-ci ?

  Vous devez inclure le cumulatif des réclamations que vous avez payées au salarié concerné en vue du calcul du congé annuel, de la banque de maladie et de la cessation d’emploi, le cas échéant.

LE RAPPORT MENSUEL DE PAIE (RMP)

• Quel format de date dois-je utiliser sur le rapport mensuel de paie que je transmets au Comité paritaire ?

  Le format de date utilisé sur le rapport mensuel est le suivant :
  année/mois /jour. Ex .: 2011/08/24

• À quoi sert le calendrier que m’a fait parvenir le Comité paritaire ?

  Le calendrier envoyé par le Comité paritaire vous sert à indiquer les dates de « semaines finissant » sur le rapport mensuel préimprimé (support papier). Il est important que vous le respectiez afin que nous ayons les mêmes périodes de référence pour le congé annuel et la banque de maladie.

• Les dates du calendrier que m’a transmis le Comité paritaire ne correspondent pas avec mes périodes de paie. Que faire ?

  Vous devez nous en aviser et nous amenderons le calendrier pour qu’il concorde avec vos périodes de paie.

• Qu’advient-il si mon rapport mensuel de paie (RMP) est mal complété ou s’il manque des informations ?

  Une lettre vous sera transmise afin que vous apportiez les correctifs appropriés à vos rapports subséquents. Le rapport mensuel complété manuellement (sur support papier) pourrait vous être retourné, selon le degré de non conformité.

• Quelle date dois-je inscrire aux paiements des gages suivants :

  1. Fériés : Date de l’événement
  2. Congé annuel : Date de fin de la période de paie du paiement
  3. Cessation d’emploi : Date de fin de la période de paie du paiement
  4. Congés sociaux : Date de l’événement
  5. Congé maladie : Date de l’événement
  
  Vous devez vous assurer que ces dates n’excèdent pas les limites du rapport courant.

• S’il y a 2 congés fériés dans le même mois, comment dois-je les inscrire?

  L’indemnité du premier congé férié est inscrite dans la colonne des gages supplémentaires sur la première ligne des congés fériés (01). La seconde doit également être inscrite dans la colonne des gages supplémentaires sur la deuxième ligne des congés fériés (01).

• Comment dois-je inscrire un ajustement?

  Un ajustement est un paiement qui se réfère à une période de paie antérieure. Vous devez inscrire le montant et la date à laquelle ce paiement se rapporte et non la date du paiement.

• J’ai payé 5 heures de trop à un salarié pour une semaine et je les ai déduites sur une paie subséquente. Comment dois-je le rapporter sur le rapport mensuel ?

  Prenant pour acquis que le montant trop payé avait été rapporté, inscrivez l’ajustement négatif dans la colonne des ajustements ainsi que la date de période de paie à laquelle l’ajustement se réfère.

• J’ai omis de RAPPORTER le paiement de l’indemnité pour le congé férié de l’Action de Grâce. Comment dois-je le rapporter maintenant ?

  Vous devez produire un rapport mensuel de paie amendé pour le mois où l'indemnité aurait dû être rapportée.  Ce rapport amendé doit uniquement inclure l'indemnité du congé férié que vous aviez omis de rapporter sur le rapport original. 

• J'ai omis de PAYER l'indemnité de férié au moment du congé de l'Action de Grâce, mais je l'ai payée le mois suivant. Comment dois-je le rapporter maintenant ?

  Vous devez inscrire ce paiement dans la colonne des ajustements dans le rapport mensuel du mois de novembre avec la date correspondant au congé férié de l'Action de Grâce en octobre.

• Une erreur s’est glissée lors de la dernière paie : X a travaillé 24 h et Y en a travaillé 32 h, mais j’ai inversé le nombre d’heures entre ces 2 salariés au moment de l’émission de la paie. Comment dois-je rapporter ces salariés?

  Vous devez inscrire les heures effectivement payées sur votre rapport mensuel et ce en tout temps. Lorsque vous aurez effectué les ajustements vous devrez les rapporter dans la colonne ajustements de votre rapport mensuel.

• J’ai différentes primes à payer, comment dois-je les rapporter?

  Pour chacun des salariés, vous devez inscrire le numéro de la prime (1 à 10) , la date du dernier jour de la semaine et le montant payé pour cette prime, pour cette semaine, dans la colonne des gages supplémentaires, section "primes" (07).

• Comment dois-je rapporter un salarié qui a travaillé 25 heures à 14,75$/h et 15 heures à 16,00$/h dans la même semaine ?

  Vous devez inscrire les 25 heures travaillées au taux horaire de 14,75$ dans la colonne des gages réguliers du rapport mensuel sur la première ligne de la semaine concernée et les 15 heures au taux horaire de 16,00$ dans la même colonne sur la deuxième ligne de la semaine concernée.

  Note : Si vous avez un troisième et un quatrième taux pour le même salarié pour la même semaine, vous devez inscrire ces taux dans la colonne "pour taux différent seulement".  Le montant total combiné des colonnes "gages réguliers" et "pour taux différent seulement" doit être inscrit dans la colonne "total salaire payé".

• Comment dois-je rapporter un salarié A-01 qui effectue en cours de semaine des heures de classe B ?

  Vous devez inscrire les heures effectuées au taux de A-01 dans la colonne des gages réguliers du rapport mensuel sur la première ligne de la semaine concernée et les heures effectuées au taux de B11 dans la même colonne sur la deuxième ligne de la semaine concernée.  La majoration du taux horaire de la classe B ne constitue pas une prime.  Elle doit donc être rapportée en salaire.

• Certains salariés ne sont plus à mon emploi depuis quelques mois et le Comité paritaire me fait parvenir un rapport mensuel de paie (RMP) pré-imprimé sur lequel ils apparaissent encore. Pourquoi?

  Vous avez probablement omis de rapporter la cessation d’emploi pour ce salarié ou elle a été rapportée dans le mauvais objet. Dès qu’une date de cessation est rapportée pour un salarié, il est supprimé de vos rapports pré-imprimés. Par contre, il y a un certain délai entre la réception et le traitement de votre rapport mensuel.

• Certains salariés sont affectés à des fonctions d’agent de sécurité et à d’autres fonctions non régies par le Décret. Que dois-je rapporter au Comité paritaire ?

  Vous devez rapporter seulement le travail de sécurité effectué.

• À quel moment dois-je transmettre mon rapport mensuel de paie (RMP) au Comité paritaire ?

  Le rapport mensuel doit être transmis au Comité Paritaire au plus tard le 15 du mois suivant. Ex : Rapport mensuel du mois d’octobre doit être transmis pour le 15 novembre.

LE DÉCRET SUR LES AGENTS DE SÉCURITÉ

• Quel territoire couvre le Décret?

  Le Décret s’applique à tout le territoire de la province de Québec.

• Dans quelles circonstances le Décret sur les agents de sécurité s’applique t-il ?

  Le Décret s’applique lorsque du travail de sécurité est exécuté, tel que défini à l’article 1.01, alinéa 20o du Décret.

• Dois-je rémunérer un étudiant qui effectue un stage en sécurité?

  La Loi sur les décrets de convention collective (art. 29 d) ne s’applique pas à un étudiant qui effectue un stage de formation non rémunéré sous la responsabilité d’une commission scolaire ou d’un établissement d’enseignement. Nous vous invitons à vous référer au ministère de l’Éducation du Québec pour obtenir la liste des établissements reconnus.

  Toutefois, les heures de formation effectuées sur un lieu de travail sont payables au taux du Décret (art. 4.07 du Décret). Nous vous référons également à la Loi sur les normes du travail.

• Peut-on conclure une entente avec un salarié selon laquelle ce dernier accepte des conditions inférieures au Décret?

  Non. Les dispositions du Décret sont d’ordre public (art. 11 et 12 de la Loi sur les décrets de convention collective).

• Puis-je mettre des heures en banque pour les salariés qui ont effectué des heures supplémentaires ou étaler les heures?

  Les heures effectivement travaillées doivent être payées dans la même semaine (art. 3.01, 3.03 et 3.04 du Décret). L’article du Décret concernant la possibilité d’étaler des heures est abrogé depuis le 2 mai 2004

• Est-ce que je dois donner ou payer un préavis si le salarié compte moins de 120 jours à notre emploi ?

  Le salarié a droit à un préavis dès qu’il justifie 3 mois et plus de service. Cependant certaines exceptions sont prévues (art. 3.08 du Décret).

• Quelles informations doit-on retrouver sur le bulletin de paie des salariés?

  Tel que stipulé à l’article 4.06 du Décret, le bulletin de paie doit contenir les informations suivantes :
  
  a) le nom de l’employeur ;
  b) les nom et prénom du salarié ;
  c) le statut du salarié défini aux paragraphes 14, 15,16 et 17 de l’article 1.01 ;
  d) la date du paiement et la période de travail qui correspond au paiement ;
  e) le nombre d’heures payées au taux applicable durant les heures de la semaine normale de travail ;
  f) le nombre d’heures supplémentaires payées avec la majoration applicable ;
  g) la nature et le montant des primes, indemnités ou allocations versées ;
  h) le taux du salaire ;
  i) le montant du salaire brut ;
  j) la nature et le montant des déductions opérées ;
  k) le montant du salaire net versé au salarié.

• Puis-je exiger que mes salariés viennent chercher leur paie ou leur bulletin de paie au bureau?

  Non. Art. 4.04 et 4.06 du Décret.

• Un salarié a utilisé de façon abusive le téléphone cellulaire que nous lui avons prêté. Puis-je faire une déduction sur sa paie?

  Vous ne pouvez effectuer une telle déduction sur le salaire, à moins que le salarié vous ait signé une autorisation strictement à cet effet (art. 4.10 du Décret).
  
  Aussi, le coût des uniformes et de l’équipement est défrayé totalement par l’employeur (8.02 du Décret). Aucune déduction de salaire n’est permise à ce sujet.

• Dois-je payer une prime au salarié affecté à un quart de travail de soir, de nuit ou de fin de semaine?

  Rien n’est prévu au Décret à cet effet. Toutefois, si vous accordez un avantage monétaire supérieur au décret, il sera considéré comme faisant partie du taux horaire (art. 4.15 du Décret).

• À quel moment dois-je payer le congé annuel?

  Les salariés doivent recevoir le paiement du congé annuel préalablement à leur départ pour vacances. Le calcul des gains cumulatifs cesse à la fin de votre période de référence et non à la date de départ pour vacances. Peu importe la date à laquelle vos salariés partent en vacances.

  Le salarié embauché durant la période de référence n’est pas éligible au paiement du congé annuel avant la fin de votre période de référence, sauf s’il y a rupture du lien d’emploi. Le congé annuel ne peut être pris et/ou payé par anticipation. (Art. 5.10 du Décret)

• Quels sont les avantages du salarié A-01?

  Le salarié A-01 accumule 2% de ses gains et bénéficie d’une banque de maladie (art. 7.02 du Décret).

• À quel moment dois-je payer le solde de la banque de maladie?

  Le solde de la banque de maladie doit être payé à tous vos salariés A-01 qui étaient à votre emploi au 31 octobre courant. Cette indemnité doit être payée au plus tard le 10 décembre suivant la fin de la période de référence (art. 7.02 du Décret).

• Puis-je ramener un salarié A-01 à la classe A-02 parce que je ne peux plus le faire travailler suffisamment d’heures? Il travaillait 40 heures par semaine et depuis que j’ai perdu ce contrat, je ne peux l’assigner à une tâche plus de 20 heures

  Pour qu’un salarié redevienne A02, il doit se déclarer non disponible pour accomplir un horaire de travail hebdomadaire ou ne plus vouloir effectuer une fonction régulière tel que défini à l’article 1.01, alinéas 3.1o et 14o du Décret.  

  Le formulaire "changement de statut" doit alors être complété et signé par l'employeur et le salarié, puis acheminé au Comité paritaire par l'employeur.

• Comment déterminer le rayon de 40km?

  Le rayon de 40km se calcule à vol d’oiseau entre le bureau de l’employeur et le lieu du contrat. Il existe des logiciels et des sites internet pouvant vous aider à établir le kilométrage (art. 8.01 du Décret)

• Suis-je dans l’obligation de rémunérer un salarié qui a dû témoigner à la Cour?

  Si le salarié doit témoigner à la Cour pour un fait qui s’est déroulé dans l’exercice de ses fonctions, vous devez rémunérer le salarié comme s’il était au travail, en autant que ce jour est ouvrable pour lui et ce, même s’il s’agit d’un employeur précédent. (art. 8.03 du Décret).

À PROPOS

• Congé annuel

  Points à vérifier :
  
  • Les dates de la période de référence inscrites sur la réclamation correspondent-elles avec celles sur lesquelles vous vous êtes basé? Si oui, les gains cumulatifs de la réclamation sont-ils les mêmes que ceux de votre registre de paie?
  
  • Avez-vous rapporté le montant brut exact du congé annuel versé au salarié à l’endroit approprié du rapport mensuel de paie ainsi que la date du paiement?
  
  • Si vous avez payé des réclamations, avez-vous inclus ces montants dans les gains du salarié?
  
  Les salariés doivent recevoir le paiement du congé annuel préalablement à leur départ pour vacances. Le calcul des gains cumulatifs cesse à la fin de votre période de référence et non à la date de départ pour vacances. Peu importe la date à laquelle vos salariés partent en vacances.
  
  Le salarié embauché durant la période de référence n’est pas éligible au paiement du congé annuel avant la fin de votre période de référence, sauf s’il y a rupture du lien d’emploi.

• Cessation d'emploi

  Compte tenu que le congé annuel et la cessation d’emploi concernent deux périodes de référence distinctes, les montants doivent être rapportés séparément car ils sont considérés comme deux objets séparés.
  
  Lors du traitement informatique de votre rapport, si nous constatons une insuffisance, une réclamation sera générée soit pour congé annuel ou pour cessation d’emploi ou les deux. Assurez-vous de ne pas inverser les montants du congé annuel et de la cessation d’emploi.
  
  Si vous avez rapporté le congé annuel et la cessation d’emploi en un seul montant et qu’il y a une insuffisance, le versement sera appliqué en premier lieu à la cessation d’emploi. Le montant résiduel sera affecté au congé annuel. Ce montant ne correspondra donc pas au montant que vous avez payé et rapporté. C’est pourquoi une réclamation pour congé annuel sera produite.
  
  Pour plus d’information, nous vous référons à la section « À propos du congé annuel ».
  

• Banque de maladie

  Nous vous rappelons que la banque de maladie commence à s’accumuler uniquement à compter du jour où un salarié acquiert le statut A-01.
  
  La période de référence débute à la première semaine de votre rapport mensuel de novembre et prend fin à la dernière semaine de votre rapport mensuel d’octobre.